Ajanhallinta

Elämää on vaikeata hallita. Emme voi koskaan tietää, mitä tapahtuu seuraavaksi. Voimme kuitenkin kehittää kykyämme ja tapojamme reagoida erilaisiin tilanteisiin.

Aikaa ei voi myöskään hallita, meillä kaikilla on käytössä 24 tuntia vuorokaudessa. Ei enempää, eikä vähempää. Kun tunnemme kiirettä ja stressiä, lisäämme helposti vauhtia. Yritämme yhä kovempaa samalla tavalla, vanhoja keinoja käyttäen. Luterilainen etiikka on opettanut meille, että kovalla työllä palkinnot ansaitaan ja tavoitteet saavutetaan. Samalla kaivamme itsellemme yhä syvempää kuoppaa, josta on entistä vaikeampi nousta.

Kuinka usein valitat sitä, että vuorokaudessa on liian vähän tunteja?

Työn luonne

Työn luonne on radikaalisti muuttunut ja muuttuu edelleen kaiken aikaa. Ennen oli selvää, mitä milloinkin piti tehdä. Työ odotti ihmistä silmien edessä. Maajussi nousi aamulla, lypsi lehmät, lähti kyntö- ja kylvöhommiin, korjasi ja huolsi koneet palatessaan. Työt oli siltä päivältä tehty.

Nykyään työtehtäviä ei ole annettu valmiina, on vain jonkinlaiset raamit ja käsitys lopputuloksesta – riittävän selkeä toivottavasti. On vaikea tietää ja päättää, milloin tehtävä on valmis. Ja samaan aikaan tehdään vielä montaa eri projektia.

Tiedätkö, mikä on tärkeintä työssäsi tällä hetkellä?

Onko sinulle helppoa päättää, milloin jokin tehtävä on valmis? Vai viilatko tekemistä viimeiseen asti?

Tavoitteet ja stressi

Tavoitteet ovat tärkeitä, ne jäsentävät päivän tekemistä ja auttavat suuntaamaan energiaa oikein. Stressi ei ole aina huono asia. Kun on mielekästä tekemistä ja haasteet ja osaaminen sopivassa suhteessa keskenään, koemme positiivista stressiä. Meillä on mahdollisuus kehittää ja toteuttaa itseään.

Kun koemme, että meillä on liikaa tekemistä tai tekeminen on epämielekästä, koemme negatiivista stressiä. Kun tilanne pitkittyy, seurauksena on helposti psykosomaattista oireilua: unettomuus, niska-, selkä- ja vatsavaivat, päänsärky. On hyvä olla valppaana ja hereillä, liukuminen positiivisesta stressistä negatiiviseen tapahtuu usein vaivihkaa ja pääsee yllättämään.

Listaa kaikki tämänhetkiset työtehtävät.

Mitkä tehtävät motivoivat sinua tällä hetkellä sopivasti?

Mistä tehtävistä haluaisit päästä eroon ja miksi?

Krooninen kiire

Arvostamme tehokkuutta ja tuloksellisuutta. Yhä enemmän näkee ihmisiä, joiden kasvoilta ”loistaa” krooninen kiire. ”Älä tule kysymään/ pyytämään minulta mitään, minulla on niin järjetön kiire”. On niin kiire, että ei kohta ehdi tekemään enää yhtään mitään. Elämällä on tapana pysäyttää myöskin ne, jotka eivät halua katsoa todellisuutta silmiin. Ennemmin tai myöhemmin – mitä aiemmin, sitä parempi.

Kroonisessa kiireessä kokonaisuus hämärtyy: mikä on tärkeää, mikä ei? Tehtäviä yritetään tehdä siinä järjestyksessä, kun ne päälle kaatuvat. Jos vaikka esimies unohtaisi tai joku muu tekisi ne…

Onko sinulla aikaa pääosin tehdä työtehtäviä suunnitellussa aikataulussa vai kuluuko aika ”tulipalojen sammuttamiseen”?

Tuottavuus – sählääminen – laiskottelu

Useimmilla meistä on syvällä sisällä iskostettu uskomus siitä, että vauhtia lisäämällä saavutetaan tavoitteet paremmin. Kun tavoitteet tuntuvat kaatuvan päälle, lisätään vauhtia ja tekemiseen määrää. Toimitaan vanhalla, totutulla tavalla. Toistetaan vanhoja virheitä kiihtyvässä tahdissa. Ei ole aikaa pysähtyä ja järkeillä, missä ollaan ja mitä oikeasti pitäisi tehdä ja miten.

Tuottavan tekemisen vastakohta ei ole laiskottelu. Tauot ja rentoutuminen auttavat palautumaan ja saamaan uusia näkökulmia ja ideoita omaan työhön. Tuottavan tekemisen vastakohta on sählääminen kiirettä syyttäen.

Saako sinun organisaatiossasi laiskotella työn lomassa ja ideoida vapaamuotoisesti työkaverien kanssa?

Ulkoinen- ja sisäinen kiire

Ulkoinen kiire on toisten aiheuttamaa ja osittain esimiesten vastuulla. Tavoitteet voivat olla epäselviä ja koko ajan muuttuvia. Töitä voi olla liian paljon ja tulostavoitteet liian kovia.

Sisäinen kiire on itse aiheutettua. Ei osata suunnitella, priorisoida ja organisoida omaa tekemistä. Tehdään päivät jotain muuta kuin tavoitteiden mukaista tekemistä. Ei tehdä sitä, mistä työnantaja maksaa palkkaa.

Jos koet kiirettä, onko kiire ulkoista vai sisäistä?

Tunne- ja järkipohjainen kiire

Tunnepohjainen kiire ei välttämättä liity työn määrään, tavoitteisiin tai niiden haasteellisuuteen. Jotkut haluavat tuntea itsensä tehokkaaksi ja näyttää erityisesti siltä ulospäin. Sählärit voivat näyttää tehokkailta, mutta tulokset voivat olla heikkoja. Joillakin on myös tunne siitä, että pitää olla koko saavutettavissa ja käytettävissä. Reagoidaan sähköjäniksen tavoin jokaiseen älypuhelimen piippaukseen.

Järkipohjaisessa kiireessä kalenteri on ahdettu aivan liian täyteen tekemistä. Pienikin muutos aiheuttaa ylimääräistä järjestelyä, kiireen tunnetta ja stressiä. Ensimmäiseksi pitää pysähtyä, tarkastella nykytilannetta rehellisesti avoimin silmin. Kalenterista siivotaan pois ”ylimääräinen” tekeminen. Tehtävät priorisoidaan ja aikataulutetaan. Keskitytään tekemään yhtä asiaa kerrallaan ja vältetään keskeytyksiä.

Jos koet kiirettä, onko kiire tunne- vai järkipohjaista?

Ajankäytön hallinnan nelikenttä

Ajankäytön hallintaa voi analysoida nelikentän avulla (tärkeys – kiirellisyys)

Kuinka paljon työajastasi kuluu suunnittelemattomiin keskeytyksiin (3)?

Entä tulipalojen sammuttamiseen (1)?

Kuinka paljon vietät aikaa joutavan puuhastelun parissa (4)?

Jääkö sinulle aikaa tehdä töitäsi luovasti ilman kiirettä (2)?

Mikä on sinun haasteesi erityisesti?

En pysty priorisoimaan asioita.

En pysty organisoimaan priorisoituja asioita.

En ole riittävän kurinalainen, jotta pystyisin hoitamaan asiat, jotka olen priorisoinut ja organisoinut.