Vuorokaudessa on 24 tuntia käytössä, ei enempää, eikä vähempää. Kaikkea ei tarvitse tehdä itse, aina voi harkita delegointia. Keskitytään itselle tärkeimpiin asioihin, jotka osaamme ja joita haluamme tehdä. Kaikelle tekemiselle löytyy tekijä, kunhan tiedämme, mitä haluamme ja ilmaisemme sen selvästi.

1. Delegoida vai ei?

Ensimmäiseksi pitää päättää, haluatko delegoida tehtävän vai ei.

Nautitko tehtävästä, onko sinulla siihen tarvittava osaaminen ja kokemus?

Onko tehtävä sinulle tärkeä, haluatko itse todella tehdä sen?

Onko juuri sinun pakko tehdä se vai löytyykö joku, jolla on osaaminen ja intohimo kohdallaan?

2. Määrittele tavoite

Jotta voit delegoida tehtävän, ihanteellinen lopputulos on määriteltävä riittävän tarkasti ja kirjoitettava ylös. Samalla varmistat, että olet itse ymmärtänyt tehtävän riittävän hyvin.

Älä puutu työtapoihin tai menetelmiin, ellei se ole täysin välttämätöntä – muuten katoaa luovuus ja tekemisen ilo.

Onko tehtävä määritelty riittävän tarkasti kirjallisessa muodossa?

3. Määrittele reunaehdot

Budjetti – kuinka paljon on aikaa ja rahaa käytössä?

Aikataulu – milloin tehtävän pitäisi olla valmis (mahdolliset välietapit)?

Suuntaviivat (rajoitukset) – mitä pitää ottaa huomioon tehtävää tehdessä?

Raportointi – mitä odotetaan, missä muodossa ja kuinka usein?

4. Kenelle delegoida

Mikä on tehtävän suorittamisessa tärkeintä – nopea suoritus vai laadukas lopputulos?

Halutaanko tehtävään asiansa osaava ammattilainen vai annetaanko vähemmän osaavalle mahdollisuus kasvaa uusien tehtävien myötä?

Kenelle delegoidaan ja miksi?

5. Delegointi

Lähetä tehtävä sähköpostilla.

Tee merkintä omaan ajanhallintasysteemiisi varmistaaksesi delegoidun tehtävän seurannan (välietapit, deadline).

Onko tehtävä delegoitu sähköpostilla?

6. Varmista kasvokkain tai puhelimella sitoutuminen

Kirjoitettu teksti voidaan ymmärtää usealla eri tavalla. Soita aina sähköpostin lähettämisen jälkeen ja varmista, että sinulla ja tehtävän vastaanottajalla on yhteinen ymmärrys tehtävän tavoitteesta ja raportoinnista. Kertaa vielä, mitä odotat, mitä pitää huomioida.

Onko varmistettu, että vastaanottaja ymmärtää tehtävän riittävän hyvin?

7. Anna tukea, vältä mikromanagerointia

Anna riittävästi tietoa, luottamusta, päätäntävaltaa.

Älä puutu itse tekemiseen, jos se ei ole välttämätöntä.

Luota toisiin ihmisiin, he kyllä normaalisti pyytävät apua, jos tarvitsevat.

Oletko antanut tarvittavan tuen?

8. Vältä takaisindelegointia

Valmistele riittävästi, laadi realistinen aikataulu. Kun tavoite on riittävän selkeä ja reunaehdot ovat kunnossa, tehtävän pitäisi onnistua. Jos työntekijä ei osaa tehtävää, tue ja valmenna hänet tekemään se. Tämä vie aluksi aikaa, mutta luottamuksen synnyttyä voit delegoida uusia tehtäviä ja luottaa siihen, että hommat hoidetaan sovitulla tavalla.

Oletko antanut kaiken mahdollisen tuen, jotta delegoitava selviäsi tehtävästä?

9. Varmista etenemisen seuranta ja raportointi

Aina voi tulla mutkia matkaan. Varmista jo tehtävää delegoitaessa, että haluat saada säännöllisesti tietoa tehtävän etenemisestä. Luottamuksen kasvaessa voi raportointikin olla harvempaa ja vähemmän yksityiskohtaista. Samalla voit antaa tarvittaessa palautetta ja ohjata tekemistä oikeaan suuntaan.

Oletko saanut säännöllisesti tietoa tehtävän etenemisestä?