Priorisointi on periaatteessa yksinkertaista: tunnistetaan tavoitteiden kannalta tärkeimmät tekemiset ja pyritään käyttämään valtaosa ajastasi niihin.

Todellisuudessa priorisointi on usein haasteellista

• sovitut projektit täytyy hoitaa
• kaikkia palavereja ei voi välttää
• päivän aikana tulee keskeytyksiä, joihin on pakko reagoida

1. Tehtävien listaus

Priorisointi edellyttää, että tiedostamme kaiken mahdollisen tekemisen.

Kirjoita ylös kaikki tehtävät yksi kerrallaan, jotka sinun täytyy tehdä ja haluat tehdä lähitulevaisuudessa (työ, koti, harrastukset, vapaa-aika, järjestötoiminta).

2. Määrittely

Jotta tietäisimme, mikä tehtävä oikeasti on, meidän pitää määritellä se mahdollisemman tarkasti.

Mikä tämä tehtävä on?

Mikä on paras mahdollinen lopputulos?

Miksi tämä tehtävä on tärkeä?

3. Tutki tehtävälistaa

Seuraavaksi on syytä tutkia, miten yksittäiset tehtävät liittyvän muihin tehtäviin, kokonaisuuteen. Miellekartta auttaa hahmottamaan tehtävien välisiä suhteita.

Onko tehtävä yksittäinen vai kuuluuko se johonkin olemassaolevaan projektiin?

Mitkä tehtävistä tukevat toisiaan, mitkä jarruttavat?

Millä tavalla nämä tehtävät edistävät tavoitteitasi?

4. Tehdä vai ei?

Useimmilla meistä on enemmän tekemistä, kuin meillä on aikaa. Tehtäviä on syytä karsia mahdollisemman varhaisessa vaiheessa mieltä rasittamasta. Jokaiseen tekoon ja tekemättä jättämiseen liittyy valinta siitä, mikä on tärkeää ja mikä vähemmän tärkeää.

Jos voit jättää tehtävän tekemättä, jätä se.

Jos voit delegoida tehtävän, delegoi se.

Jos harrastuksesi ja luottamustoimesi eivät tue elämäsi hallintaa, pyri niistä eroon.

5. Rakenna tärkeysjärjestys

Kun olet päättänyt, mitkä tehtävät haluat tehdä, ne pitää asettaa tärkeysjärjestykseen.

Jos tehtävä on moniosainen, tee siitä projekti.

Priorisoi projekti ja tehtävät tavoitteiden mukaisesti

Aseta projektille ja tehtäville takarajat.

6. Kirjaa muistiin

Kun tehtävät ja niiden tärkeysjärjestys on päätetty, tehtävät on kirjattava muistiin (kalenteri, muistilaput, sovellukset).

Muodosta projekti, jos asian tekeminen vaatii enemmän kuin yhden toimenpiteen.

Merkitse kalenteriin asiat, jotka on hoidettava tiettynä päivänä (tiettyyn päivään mennessä) tai ei ollenkaan.

Lisää jatkotoimenpidelistaan tehtävät, jotka tehdään niin pian kuin mahdollista (heti kun kalenterissa on tilaa).

Merkitse delegoidut tehtävät erikseen ylös ja lisää tarvittaessa muistutus kalenteriin

Tavoitteena on siirtää painopistettä tulipalojen sammuttamisesta tehtävien suunnitteluun, priorisointiin ja aikatauluttamiseen ja tehtävien tekemiseen suunnitellusti.