Miksi sähköpostit rasittavat

Sähköposti tehostaa työntekoa vain oikein käytettynä. Monilla on tapana lukea saapuneet-kansiota monta kertaa, ennen kuin vihdoin päättää tehdä viesteille jotain. Luetut viestit muistuttavat tekemättömistä tehtävistä (rasittavat muistia) niin kauan kuin niille tehdään jotain. Kansiointi ja arkistointi ei ole riittävän selkeää, viestien etsiminen on hankalaa.

Onko sinulla tapana lukea sähköposteja esim. älypuhelimella ja

Älypuhelin – kaksinkertainen työ

Useimmilla meistä on tapana lukea sähköposteja älypuhelimilla tauoilla ja vapaa-ajalla. On hienoa olla tehokas ja tavoitettavissa joka hetki. Ongelmana on se, että ei ehditä tai pystytä käsittelemään sähköpostia kerralla valmiiksi (arkistointi, tehtävälistan päivitys). Samat sähköpostit joudutaan kuitenkin myöhemmin lukemaan ja käsittelemään. Tieto käsittelemättömästä sähköpostista kuormittaa henkistä tehtävälistaa, asiat voisi tehdä kerralla valmiiksi.

Saapuneet-kansion tyhjentäminen

1. Keskity yhteen viestiin kerrallaan

• lue viesti tarkkaan ja päätä mitä sille tehdään ennen siirtymistä seuraaviin viesteihin tai muihin tehtäviin

2. Käsittele

• poista – tarpeeton
• vastaa – mieti, kenelle kaikille haluat viestin lähettää
• delegoi – määrittele haluttu lopputulos mahdollisimman hyvin
• siirrä jatkokäsittelyyn –  idealista/ jatkotoimenpidelista/ kalenteri

3. Arkistoi

• käsittelyn jälkeen tarvittaessa

4. Ota sähköposti pois päältä

• keskeytykset eivät haittaa koko ajan työntekoa

Arkistointi

Arkistointi pitää olla niin toimiva ja tehokas, että löydät jokaisen tärkeän sähköpostin tarvittaessa muutamassa sekunnissa. Hakusanat eivät välttämättä toimi aina. On hyvä miettiä hetken, minkälaisia viestejä päivittäin lähettää ja vastaanottaa ja suunnitella toimiva kansiorakenne (asiakkaat, matkat, koulutukset, kokoukset, tarjoukset, yrityksen sisäiset, omat henkilökohtaiset asiat). Viestejä käsitellessä posti siirretään heti oikeaan kansioon.

Arkistointijärjestelmää ei tarvitse saada kerralla valmiiksi.  Kun alat kiinnittämään huomiota arkistointiin, järjestelmä muokkautuu vähitellen aktiivisessa käytössä palvelemaan omia tarpeita. Tarpeiden muuttuessa arkistointijärjestelmää päivitetään ja siitä tulee osa arkirutiineja. Omat arkistointijärjestelmät ja kansiot on syytä käydä läpi vähintään aina vuoden vaihteessa ja ottaa seuraavan vuoden järjestelmään vain ne osat, jotka tuntuvat sillä hetkellä tarpeellisilta.

Otsikointi

Mieti ennen lähettämistä, mikä on viestissäsi tärkeintä. Laadi otsikko niin, että viestin vastaanottaja tunnistaa heti, mitä asiaa viesti koskee ja miksi se pitäisi avata. Otsikon pitää olla selkeä ja houkutella avaamaan viesti. Harva meistä on innostunut persoonattomista massapostituksista, jotka on lähetetty samanlaisina miljoonalle muulle vastaanottajalle.

Vähentäminen

Sähköpostin runsas määrä on useammille ongelma. Kun aiot lähettää sähköpostia tai vastata siihen, mieti huolella, kannattaisiko asia hoitaa jollakin toisella tavalla. Puhelimessa tai kasvokkain on helpompi ratkaista haastavampia ongelmia ja välttää yleiset väärinymmärrykset.

Mieti vastaanottajat huolellisesti. Keneltä odotat kommentteja? Kenelle lähettämäsi sähköposti on vain tiedoksi? Älä lähetä sähköpostia ”ylimääräisille” ihmisille.

Kirjoita lyhyesti ja selkeästi. Ennakoi vastapuolen mahdolliset kysymykset ja anna toimenpide-ehdotukset. ”Jos tarjous on ok, lähetätkö vastauksen tänne… jos haluat vielä keskustella tarjouksesta, ehdottaisitko 2-3 puhelinaikaa”.

Roskaposti täyttää helposti saapuneet- kansion. Vältä roskapostia – poista sähköpostiosoitteesi roskapostittajien listoilta ja käytä roskapostisuodattimia. Vältä selkokielisiä sähköpostiosoitteita nettisivuilla (roskapostirobotit keräävät tietoja automaattisesti).