Palaverit ovat tärkeitä, niissä tehdään yhdessä päätöksiä, ideoidaan uutta ja samalla lisätään työyhteisön yhteenkuuluvuuden tunnetta. Monet viettävät lähes puolet työajastaan palavereissa, jotka koetaan kuitenkin usein ajanhaaskaukseksi.
Turhien palaverien välttäminen
Älä järjestä palaveria, jos asia voidaan hoitaa parilla puhelinsoitolla tai sähköpostilla. Viikko- ja kuukausipalaverit ovat usein pelkkää tiedonjakoa, joka voitaisiin hoitaa tehokkaammin ja paremmin muilla tavoilla (esim. sähköposti, sisäiset uutissivut).
Mieti palavereita, joihin olet osallistunut viimeisen viikon aikana.
Arvio asteikolla 1-5 (1 = ajanhaaskausta, 5 = erittäin tarpeellinen) palaverien hyödyllisyys.
Pyynnöistä kieltäytyminen
Jokainen on vastuussa omasta ajankäytöstään. Mieti jokaista palaveripyyntöä hetki ja kieltäydy tarvittaessa kohteliaasti. Kiitä pyytäjää kutsusta (luottamuksesta) ja kerro, että kieltäydyt asiasta johtuvasta syystä, et pyytäjästä.
Kuinka monta kertaa olet osallistunut viimeisen viikon aikana palaveriin, jota et ole etukäteen kokenut hyödylliseksi?
Suunnittelu
Asiat eivät tapahdu itsestään, myös palaverit pitää suunnitella. Käsiteltävät asiat määrittävät palaverin pituudet, laadi realistinen aikataulu.
Onko kutsu lähetetty ajoissa osallistujille (viikkoa ennen)?
Onko kutsussa mainittu palaverin tavoite ja asialista?
Onko määritelty pakolliset ja valinnaiset osallistujat (valinnaiset voivat itse päättää, osallistuvatko vai ei)?
Mieti palavereita, joihin olet osallistunut viimeisen viikon aikana.
Arvio asteikolla 1-5 palaverien tehokkuus (1 = ei selkeää tavoitetta ja asialistaa, kutsu myöhässä; 5 = selkeä tavoite ja asialista, kutsu ajoissa).
Ajan sopiminen
Jos tapaamiseen osallistuu sinun lisäksesi vain yksi henkilö, soita ja yritä sopia tapaaminen puhelimessa. Voit myös lähettää sähköpostilla ehdotuksen 2-3 tapaamisajasta tai pyytää toiselta henkilöltä omat ehdotukset. Jos palaveriin osallistuu useampia ihmisiä, voit käyttää verkkoäänestystä selvittääksesi mahdollisimman monelle sopivan ajan.
Verkkoäänestykseen on tarjolla erilaisia palveluja, tässä yksi: http://doodle.com/fi/.
Onko sinun organisaatiossasi helppo sopia palaveriajoista?
Jos palaveriaikojen löytäminen on vaikeata, mistä se johtuu?
Tehokas palaveri
Aloittaminen – miksi olemme kokoontuneet, mitä on tarkoitus saada aikaan?
Pelisäännöt – keskitytään palaveriin, ei tehdä läppärillä palaveriin liittymättömiä asioita, ei roikuta somessa, ei leikitä älypuhelimella.
Nakkilista – tehtävä, vastuuhenkilö, deadline.
Päättäminen – yhteenveto, mitä päätettiin.
Seuraavan palaverin sopiminen – jos tarpeellista.
Jälkihoito – pöytäkirja kommentoitavaksi ja hyväksyttäväksi. Palaverit, joista ei muodostu pöytäkirjaa, eivätkä johda toimiin, ovat turhia.
Järjestetäänkö sinun organisaatiossasi tehokkaita palavereja?
Onko palaverista tuloksena selkeitä toimenpiteitä, joita myös seurataan?
Palaverien hinta
On hyvä säännöllisesti kirjata ylös kaikki palaverit esimerkiksi viikon aikana ja analysoida niistä aiheutuva hyöty. Palavereissa vietetty aika on poissa ”varsinaisesta työnteosta”.
Oletko miettinyt, kuinka paljon sinun organisaatiossasi käytetään kuukaudessa aikaa palavereihin ja mikä on niiden kustannus: osallistujien palkka (sivukuluineen) x palaverin kesto?
