Vastaanotamme joka päivän suuren määrän uutta tietoa. Osalle viesteistä on tehtävä jotain. Miten saada tehtävät pois henkiseltä tehtävälistalta rasittamasta muistia? Asiat vaivaavat meitä useimmiten siitä syystä, että haluaisimme niiden olevan toisin. Ongelmana on, että emme

• ole tehneet itsellemme selväksi, millaista lopputulosta tavoittelemme – haluammeko ylipäätään tehdä asialle jotain?
• ole päättäneet seuraavaa konkreettista toimenpidettä asian hoitamiseksi
• ole merkinneet näitä systemaattisesti järjestelmään

Tavoite

Tarvitsemme järjestelmän, jossa kaikki uusi ja vanha tieto pystytään vastaanottamaan ja hallitsemaan. Järjestelmän tulee olla niin kevyt ja yksinkertainen, että se säästää aikaa enemmän kuin mitä sen ylläpitämiseen kuluu. Samalla sen tulee olla myös niin luotettava, että ei tarvitse koko ajan pelätä jonkin tärkeän asian unohtuvan matkalla. Toimiva järjestelmä antaa meille rauhan keskittyä yksittäisten ongelmien (tulipalojen) sijasta kokonaisuuksiin. Organisointijärjestelmää ei voida tehdä kerralla valmiiksi. Se kehittyy sitä mukaa kuin asioita prosessoidaan ja testataan ja niille löytyy oikea paikka. Tässä artikkelissa on sovellettu David Allenin Getting Things Done– kirjan ideoita.

1. Kerää

Kerää kaikki keskeneräiset, huomiota vaativat asiat yhteen paikkaan

• pois mielestä, muistia rasittamasta
• työhön ja henkilökohtaiseen elämään liittyvät

2. Prosessoi

Prosessoi kaikki asiat systemaattisesti, asia kerrallaan. Päätä mitä tehdä ja minne siirretään järjestelmässä

• ei voi tehdä juuri nyt mitään
  • roskakori – tarpeeton
  • idealista – jätetään hautumaan
  • viiteaineisto – voidaan hyödyntää mahdollisesti myöhemmin
• vaatii toimia
  • mihin projektiin tai tulokseen olet sitoutunut (tavoiteltu tulos ao. projektilistaan)
  • mikä on seuraava vaadittava toimenpide, joka siirtää tilanteen askeleen lähemmäksi ratkaisua
• toimenpide
  • tee
  • delegoi
  • siirrä – määritä ajankohta ja tee muistutus

Älä siirrä mitään takaisin keräyspisteeseen!

3. Organisoi

Projekti

• muodosta projekti, jos asian tekeminen vaatii enemmän kuin yhden toimenpiteen.

Kalenteri

• asiat, jotka on hoidettava tiettynä päivänä (tiettyyn päivään mennessä) tai ei ollenkaan

Jatkotoimenpidelista

• tehdään niin pian kuin mahdollista, jos kalenterissa ei ole mitään erityistä ko. päivälle.

Delegoidut

• tarvittaessa muistutus kalenteriin.

Idealista

• tartumme todennäköisemmin eteen tuleviin mahdollisuuksiin, jos olemme ne etukäteen tiedostaneet ja kirjoittaneet ne muistiin.

Kategoriat ja niiden rajat on pidettävä selkeinä. Jos toimenpidelistalta löytyy kalenteriin sidottuja asioita, ei kalenteriin voi enää luottaa ja toimenpidelistaa pitää koko ajan selata.

4. Tarkasta

Järjestelmä vaatii säännöllistä ylläpitoa, jotta voimme luottaa siihen joka hetki. Toimiva järjestelmä varmistaa, että teemme oikeita asioita oikeaan aikaan. Tarkista päivittäin ennen työpäivän alkua ja työpäivän päätteeksi

• kalenteri
• jatkotoimenpidelistat – etukäteen päätettyjä toimia, jotka voi hoitaa pois päiväjärjestyksestä, jos päivän aikana sattuu olemaan ylimääräistä aikaa

Viikkotarkistus (esim. perjantai-iltapäivä

• nykyiset tehtävät – käydään omat projektit läpi ja tehdään tarvittavat tarkennukset ja muutokset
• viikon aikana kerätyt asiat prosessoidaan
• sanotaan uusille tehtäville tarvittaessa ”ei”
• organisointi – tiedot viedään oikeaan paikkaan
• pöytä puhdistetaan ja asiat saatetaan ajan tasalle
• lähdetään rennolla mielellä viikonlopun viettoon

5. Tee

Tehdään tehtävät tärkeys- ja aikajärjestyksessä.

Haluaisitko kokeilla menetelmää heti käytännössä? Ilmainen Trello– työkalu on suosittu ja näppärä vaihtoehto tekemisen organisointiin.